学校各学院（部），各职能部门：
根据档案馆工作安排，2021年度档案移交工作现已开始，请各归档单位将2021年产生的具有保存价值的文件材料整理归档，移交档案馆，2021年之前形成的未归档案也请尽快整理，补充归档。现将归档及移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2021年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照附件1《锦州医科大学文件材料归档范围和保管期限表》。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》，将纸质文件材料和电子版同步归档。
3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
二、归档要求
1、各部门应对归档工作给予高度重视，认真做好本部门各类档案资料的收集、整理和归档工作。保证各类归档文件材料收集完整、齐全，统一用正规纸张，书写用蓝黑墨水或黑色碳素笔，注明材料生成时间，印章、签字齐全清晰，含有附件的文件必须保证附件齐全。特别要注重各类重大活动及会议的照片、影像资料的收集和归档。
2、凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。
3、归档的纸质文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。请示类文件如已答复，须提供相关批复材料，上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附后。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订的材料，以册（本）为单位移交。
4、归档材料须著录档案管理系统，同时上传相应的电子版（包括文件和附件），要求录入信息准确、内容全面。电子文档统一上传PDF格式，电子照片归档格式应为JPEG或TIFF格式，推荐采用JPEG格式，JPEG格式照片不低于1M，TIFF格式照片不低于10M。所有电子档案（包括电子文件、照片、视频）刻录成DVD光盘。
5、声像档案：照片和视频材料以光盘形式归档,每项活动一个文件夹,命名：时间+活动名称。录音、录像带、录影光盘、数码照片等应贴上标签, 并附有文字说明，内容包括事由（事件）、时间、地点、人物、拍摄者等信息。
6、各部门及个人原则上不保留任何档案，如工作需要备查的可保留复印件。
三、档案移交
1、归档验收：归档部门须先著录档案管理系统，经档案馆工作人员核查无误后方可移交档案。移交档案时，交接双方当面检查，按归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：归档单位移交档案材料时必须出具一式两份“档案移交目录”（见附件2），由部门负责人审核签字并加盖所在部门印章，双方清点无误签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时，其对应档案材料电子版、移交目录电子版须刻录成光盘一并移交。若确无档案材料移交的部门，须填写情况说明，由部门负责人签字并加盖部门印章。
3、移交时间：为了保证学校档案工作按进度进行，各部门务必于2022年6月10日前移交2021年度归档材料。
4、移交地点：学校档案馆（图书馆一楼西侧），联系人：王肖影、潘吉凤，联系电话：630032，63156， QQ群：83116152。
四、有关说明
1.各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题，可以通过电话与档案馆联系。为避免聚集，请在档案移交前与档案馆电话沟通预约。
2.各单位归档时间截止2021年6月10日。如确有特殊原因不能按时归档，请及时与档案馆联系申请延期。
3.为了做好学校档案工作，如有机构变动或主管领导及兼职档案员调整，或新成立机构设兼职档案员的请及时告知档案馆。
档案是学校发展的重要历史见证，请各单位领导及兼职档案员高度重视，着眼未来，认真负责，及时、完整地将档案材料移交档案馆。档案工作已列入年终绩效考核指标体系，档案收集、归档移交工作作为重要的考评依据，请各单位、各部门正确对待、积极配合完成此项工作。
位置：