为加强对学校电子文件的归档与管理，保障电子文件的完整性、真实性与安全性，根据国家相关制度法规，结合本校实际情况，特制定本办法。

一、电子档案的管理原则

1、本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的各类格式材料；电子档案是指具有参考价值和凭证作用并作为档案保存的电子文件。

2、学校电子档案实行集中统一管理。电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。

3、各部门（单位）应将电子文件的归档工作纳入兼职档案员的岗位职责，兼职档案员应认真积累本单位形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。电子文件移交前由形成单位负责，移交后则由校档案馆负责。

4、档案馆负责对各部门（单位）电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

1、各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。

2、各部门（单位）在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的文本、图像、影像、声音及多媒体等电子文件。

3、各种重要会议、活动、项目、课题等方面的各类电子材料。

4、学校重要人物、上级领导、来客来宾的各类电子材料。

三、电子档案归档要求

1、采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体介质上。

2、文书档案中的公文要求电子文件与纸质文件同时进行归档；没有电子文件的公文应扫描为电子文件，与原公文一同归档。

3、电子档案采用光盘、硬盘等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。

4、需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、加密文件应在解密后进行归档，压缩文件应在解压缩后进行归档。

6、电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留1年时间。

四、电子档案管理要求

1、电子档案严格按照电子档案技术规范加强管理。

2、档案馆应配备专用设备，并确定专人负责电子档案管理工作。

3、归档的电子档案载体应直立存放，做到防尘、防光，远离强磁场，隔离有害气体。环境温度选定范围：14℃一24℃；相对湿度选定范围：45％—60％。

4、定期做好电子档案转录和杀毒工作。

5、加强电子档案安全与保密管理。

6、储存电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、密级和保管期限。

五、电子档案的利用

1、电子档案的利用范围与文书类档案的利用范围相同。

2、电子档案查借阅，按照《锦州医科大学档案查借阅制度》的有关规定执行。

3、开放性的电子档案，经归档部门（单位）或档案馆批准后，可向利用者提供电子档案复制件。

4、电子档案的封存载体不得外借。

六、电子档案保管期限

电子档案保管期限，按照《锦州医科大学立卷归档范围和保管期限表》中的有关规定执行。

七、电子档案的销毁

1、电子档案销毁，按照《锦州医科大学档案管理办法》中的有关条款执行。

2、电子档案销毁时，非保密范围的，可直接从存储载体中删除，属于保密范围的，必须与存储载体一同销毁。