实物档案做为一种特殊的载体形式，是学校档案的重要组成部分，因其具有直观性和多样性的特点，直接地反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩情况，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。为加强和规范实物档案管理，有效保护和利用档案，根据《档案法》有关规定，结合我校实际，制定本办法。
一、归档范围和保管期限
1、奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的市级以上（含市级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
2、印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
3、名人字画实物档案。市级以上（含市级）领导及社会知名人士为学校的题词、作画。
4、我校发展中有纪念意义的物品。反映我校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等。
5、国际友人、知名校友赠送的珍贵礼品和纪念品及本校在国内外校际交往中收受的珍贵礼品和纪念品。
6、与信息、通信相关的仪器、设备、产品等各类实物。
7、实物档案的保管期限原则上应永久保存。
二、归档要求及移交手续
1、奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
2、印章归档时应附印模一式两份。
3、字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。
4、其他有保留价值的、能反映我校发展历程的实物档案，经档案机构认定后归档。
5、移交档案应按规定办理移交手续，填写移交目录，一式两份，双方各执一份存查。移交时应照像留存，像册对应实物编号保存。
三、实物档案的保管和利用
1、实物档案按物品种类分类，按载体、类别进行排列。实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式，按实物档案的类别分别编制。
2、实物档案以“件”为单位，统一编号、集中保管，一般应专库或专柜陈列保管，库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。
3、将各类实物档案分别拍成照片或扫描成电子图片，录入并上传到档案管理系统中并做好备份。
4、实物档案一般不外借，特殊情况下需要使用时，需经档案部门负责人批准后才能借出。借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。如有遗失，污损或造成损失者，按《档案法》规定给予处罚直至追究法律责任。
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